Consejo 1 | Mantener actualizado el registro de propietarios

De acuerdo con el artículo 2067 del nuevo Código Civil y Comercial, la administración debe llevar en forma legal los libros de actas, de administración, de registro de propietarios y de registro de firmas, además de cualquier otro que exija la reglamentación local.

El registro de propietarios debe tener estos tres datos:

• Datos del titular de dominio  
• Datos del ocupante 
• Datos de persona autorizada a acceder a la UF en caso de ser necesario

Tener este registro siempre actualizado es el primer paso para saber que estamos cobrando las expensas a quien corresponde, y que esa persona está recibiendo la liquidación de manera adecuada.

Consejo 2 | Enviar la liquidación de expensas al propietario y al inquilino 

Liliana sugiere enviar la liquidación a todos: al propietario, al ocupante, al inquilino y a la inmobiliaria –si esta realiza la administración de alquileres–. 

Si bien el obligado al pago es el propietario,como administradores podemos asegurarnos de que el inquilino reciba la información que necesita para poder pagar. Los cortocircuitos en las comunicaciones entre propietarios e inquilinos son bidireccionales: también es usual que los inquilinos paguen las expensas ordinarias y olviden comunicar a los propietarios de las extraordinarias. Todos deben saber qué se pagó y qué no.

Consejo 3 para gestionar la morosidad en los consorcios | Obtener los datos de los nuevos propietarios

Es fundamental solicitar que, cuando se venda o transfiera una unidad funcional, se informe quién es el nuevo propietario. Debemos solicitar esa información al escribano, abogado –si aplica– o tercero interviniente.

Consejo 4 | ¡Cuidado con los recibos!

Respecto del pago, debemos tener en cuenta el artículo 899 del Código Civil y Comercial, el cual hace referencia a las presunciones relativas al pago.

Se presume, excepto prueba en contrario, que:

• Si se otorga un recibo por “saldo” quedan canceladas todas las deudas correspondientes a la obligación por la cual fue otorgado. Cuidado con la palabra saldo.
• Si se recibe el pago correspondiente a uno de los períodos, están cancelados los anteriores. 
• Si se extiende recibo por el pago de la prestación principal, sin los accesorios del crédito, y no se hace reserva, estos quedan extinguidos.

Debemos prestar atención a los pagos a cuenta, especialmente a los intereses. El Código Civil y Comercial, en el artículo 857, establece que los intereses representan una obligación accesoria, por lo tanto, se extingue al cumplirse la obligación principal. El artículo 870 hace referencia a la obligación con intereses. Si la obligación es de dar una suma de dinero con intereses, el pago sólo es íntegro si incluye el capital más los intereses.

Morosidad en los consorcios y recibos

“Se insiste en que las leyendas que se coloquen en las liquidaciones de expensas son totalmente irrelevantes para contrarrestar las consecuencias de un recibo mal extendido. Por ello, nunca debe entregarse el recibo del mes vencido con la intención de debitar los intereses en una próxima liquidación”.

–Consorcios, Dr. Orfila, editorial Erreius, 4° edición, página 229–.

¿Cómo es el orden correcto de un recibo?

1. Intereses –Código Civil y Comercial, artículo 903–
2. Gastos particulares
3. Capital original

“Debemos tener en cuenta el orden de imputación de pagos: siempre a la deuda más antigua”, enfatiza Liliana. Si no se cancela todo el capital, obviamente se vuelve a generar interés.

Importante: prescripción para el cobro de expensas

En el artículo 2562 del Código Civil y Comercial se precisa que el plazo de prescripción para el cobro de expensas es de dos años. A los 90 días de la mora, el administrador deberá realizar acciones tendientes al cobro. Se recomienda enviar correo electrónico o whatsapp y llamar por teléfono. Luego, mandar una carta documento. Si no responde, hacer llegar la carpeta a un abogado.

¿Con qué tipo de morosos podemos encontrarnos?

Cuando hablamos de morosidad en los consorcios, podemos encontrarnos con distintos casos. Liliana define a cuatro tipos de moroso:

• Moroso casual: siempre cumplía, pero esta vez no pudo cumplir.
• Moroso crónico: va cancelando partes, lucra con esta situación. Es un “moroso profesional”.
• Moroso circunstancial: no paga a modo de reclamo a la administración, generalmente por un arreglo en el edificio que espera que se realice.
• Moroso negligente: se olvida, no presta atención o gasta en otras cosas.

Consejo 5 | Realizar un procedimiento correcto de cobranzas

El éxito de una buena gestión en la morosidad de los consorcios está en la continuidad de los procesos. Tal como vimos, es clave identificar al tipo de moroso de acuerdo con su historial, y así entender el motivo de su deuda. Una vez hecho este análisis, podremos ponernos en contacto, establecer una fecha de pago y realizar el seguimiento.

¿Cómo se manejan los intereses?

Son los reglamentos o las asambleas las que estipulan el porcentaje que se aplicará  a los deudores morosos. De acuerdo con el artículo 770 del Código Civil y Comercial, “no se deben intereses de los intereses” –anatocismo–. Esto indica que lo único que genera intereses es el capital puro. La forma correcta de calcular los intereses es sobre el capital adeudado, realizándolo con interés simple en función al tiempo transcurrido.

Morosidad en los consorcios y acuerdo de pago

Para no llegar a juicio, se le propone al deudor realizar un acuerdo de pago por escrito. Una vez determinada la deuda, pueden presentarse las siguientes propuestas:

• Pago de una parte al contado y del resto en cuotas.
• Pago con e-cheq –diferidos–. Podemos verlos, pero no depositarlos.
• Pago en cuotas.

Interés de financiamiento: algunas consideraciones

• Se puede pactar otro interés más allá del reglamento de la PH.
• En general se utiliza el sistema francés –intereses sobre saldo–.
• Continúa la deuda en la liquidación de expensas hasta que paga.
• Es conveniente que se apruebe por asamblea.

Juicio ejecutivo de cobro de expensas

Código Civil y Comercial, artículo 2048: gastos y contribuciones

El certificado de deuda es expedido por el administrador y aprobado por el consejo de propietarios, si este existe. Es título ejecutivo para el cobro a los propietarios de las expensas y demás contribuciones. Si no hay consejo, el administrador debe comunicarlo. 

Consejo 6 | Utilizar un software confiable para liquidar expensas

Liliana hace hincapié en el uso de la tecnología para facilitar todos estos procesos, desde la liquidación hasta la recaudación y comunicaciones con los propietarios. Según la contadora, el software para consorcios debe tener las siguientes características:

• Datos en la nube y una app para que todas las personas puedan ingresar desde cualquier lugar.
• Debe imputar correctamente los intereses. 
• Debe impedir que se pueda bajar deuda una vez cerrada la liquidación –que ningún empleado tenga esa posibilidad–.
• Las cobranzas deben coincidir con lo ingresado.
• Es ideal que contenga recordatorios automáticos para intimar a los morosos según el reglamento de la propiedad horizontal.