Sin embargo, aún quedan algunos puntos poco claros y en los grises es donde reside la desconfianza ¿Es legal hacer asambleas virtuales? ¿Qué temas se pueden tratar? ¿Se necesita que sea 100% virtual? ¿Cómo se debe organizar el orden para hablar? Son algunos de los problemas que surgen a la hora de proponer esta modalidad. Y si bien hay muchos vecinos dispuestos a participar de esta forma (aún más que en la versión presencial) lo reciente del proceso hace que sea un mar de dudas.

En ConsorcioAbierto acompañamos la digitalización de las administradores de consorcios desde hace años y estuvimos presentes en muchos de los cambios que debieron afrontar desde marzo del 2020. Por eso, y en base a las experiencias que hemos escuchado, queremos dar una serie de tips para poder realizar asambleas virtuales y no morir en el intento.

1) Formular reglas claras y comunicarlas correctamente

Para garantizar que la convocatoria y el desarrollo de la asamblea sea exitosa, es necesario ser claros de cómo se va a hacer. Estas reglas deben incluir cómo se va convocar a la asamblea, cómo se acreditará la identidad de los asistentes, cuál será el sistema de votación y de registro que se utilizará.

Algunos puntos a tener en cuenta son:

• Enviar invitaciones de la misma forma que se realizaba pre-pandemia y a eso sumarle canales digitales.
• Acordar el medio por el que se van a realizar las asambleas, en qué horario y con cuál periodicidad.
• Saber cuál será el modo de identificación de los propietarios, una forma puede ser mostrando el documento a cámara.
• Si deben estar las cámara encendidas en todo momento o sólo en el momento de votación.
• Cuánto tiempo se esperará en caso de que el hospedador quede offline.
• Si se extenderá en un período posterior las votaciones que afecten a los consorcistas que estuvieron ausentes (por un medio digital)

Muchos de estos puntos fueron tratados en el protocolo de asambleas virtuales que publicó el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. Y si bien son recomendaciones, es decir que no es obligatorio seguirlo al pie de la letra, puede ser utilizado como guía para las administraciones.

2) Asambleas virtuales = asambleas grabadas

A falta de la firma de un acta, es recomendable que las asambleas sean grabadas. Lo ideal es que sean grabadas por más de un asistente, de forma que los desperfectos técnicos no sean un impedimento para tener registro de lo que se habló y de los acuerdos a los que se arribaron.

3) Menos tiempo es más atención

La falta de tiempo es un problema que todos sentimos en algún momento del día. Esto también se ve en los consorcios y en el momento de tomar decisiones. La gente no participa de las reuniones en parte por la presencialidad, pero también porque su estilo de vida cambió.

Por eso, si se va a convocar a una asamblea virtual, es importante tener un temario específico. De esta forma es más simple aprovechar el tiempo y llegar a definiciones de fondo, dejando los detalles para métodos más ágiles como votaciones online. Por ejemplo, en una asamblea virtual se puede decidir si es necesario cambiar o no a un proveedor determinado. Ahora bien, la elección del próximo puede hacerse mediante una encuesta con los consorcistas a posteriori.

4) La asamblea también puede ser mixta

Dependiendo de la situación epidemiológica, las reuniones pueden hacerse en parte presencial (siempre respetando las recomendaciones básicas como el uso de barbijo, hacerlo al aire libre y con dos metros de distancia) y otra parte virtual.

Esto tiene como ventaja que más consorcistas se sientan cómodos con el evento, pudiendo optar por la forma que prefieran, al mismo tiempo que disponibiliza la digitalización de la información de la asamblea.

5) Zoom no siempre es la mejor opción

Si bien muchas veces Zoom parecería ser la plataforma por default, también existen otras opciones. El Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social (INAES), por ejemplo, publicó una guía para asambleas a distancia que compara versiones pagas y gratuitas de diversas plataformas, como Google Meets, WhatsApp, Cisco, etc. Pero más allá de estas, existen sistemas específicos para administradores de consorcios que tienen contempladas puntos específicos del sector, como la elaboración de un acta o votación por quorum.

Esperamos que estos tips te sirvan para tus próximas asambleas virtuales. En ConsorcioAbierto queremos acompañarte en este camino de digitalización. Por eso, si tenés alguna duda o querés que tratemos algún tema en específico escribinos en los comentarios que lo estaremos trabajando ¡Te leemos!