Ya sea por una consulta sobre la llegada de una factura o un aviso sobre el pago de las expensas, entre administradores y vecinos se requiere un contacto casi cotidiano. Sin embargo, no siempre las condiciones son las ideales. Situaciones como llamados constantes o preguntas en tono poco amistoso suelen darse con cierta recurrencia.
Y si bien muchas veces escuchamos que son gajes del oficio, no necesariamente debe ser así. En la combinación entre buenas prácticas comunicacionales y gestión con herramientas digitales se encuentra la clave para brindar una buena atención sin morir en el intento.
Comunicación asertiva
Más allá de si se está hablando sobre un problema de humedad o si se está comunicando la fecha que pasará el técnico a revisar el ascensor, hay modos que pueden llevar a transmitir mejor el mensaje e, incluso, a alcanzar acuerdos con los vecinos de manera rápida y precisa. Esto no significa tener un rol pasivo en la charla ni bajar el tono de la conversación, sino que implica tomar las bases de la comunicación asertiva para llevarla al trato con los vecinos.
¿Qué significa esto? Como explica la licenciada Andrea D´Addona, la comunicación asertiva es la que permite expresar ideas y opiniones, de manera libre, clara y sencilla, en el momento justo y a la persona indicada. Por lo que, para tener una comunicación asertiva es necesario tener seguridad en lo que se dice y respaldarse en datos.
Aunque pueda parecer un concepto abstracto, este tipo de prácticas pueden aplicarse en la comunicación de los administradores de consorcios. Por ejemplo,¿Cómo actuar ante un reclamo de un inquilino por un arreglo que debe hacer el propietario y está convencido que debe hacerlo la administración? De acuerdo con la definición de comunicación asertiva, la respuesta se puede acompañar con datos que la respalden. En este caso, se podría citar código que especifica quién debe hacerse cargo del arreglo y contar cuánto tiempo llevó en casos anteriores. De esta forma se da no sólo una razón, sino también una expectativa de los tiempos que puede tardar resolver el inconveniente.
Si querés saber más del tema, te invitamos a que mires el webinar que dio la Licenciada Andrea D´Addona sobre “¿Cómo la comunicación asertiva puede mejorar las reuniones de consorcio?”. Podés ver el video completo a través de este link
Herramientas para simplificar la comunicación con los vecinos
A estas prácticas comunicativas, se deben sumar las herramientas tecnológicas adecuadas para brindar una buena atención. Procesos rutinarios, como reserva de amenities o avisos de cobros, no pueden estar en plataformas que no fueron diseñadas para eso porque terminan siendo acotadas o provocando más problemas de los que efectivamente resuelven
¿Qué pasa cuando una solicitud de reserva queda perdida en una casilla de mail llena de otros correos? ¿Y cuándo no se encuentra un aviso de pago? Si bien los correos electrónicos, las agendas compartidas y la mensajería instantánea puede brindar una plataforma digital, no terminan de ser satisfactorias para la atención. Esto se debe a que no cuentan una organización por consorcio o unidad funcional, al mismo tiempo que no distinguen automáticamente el tipo de mensaje que contienen ni si se trata de un propietario o de un inquilino.
En este sentido, son recomendables los sistemas de gestión para administraciones como ConsorcioAbierto. Al contar con funcionalidades específicamente diseñadas para administradores simplifican desde los procesos contables hasta la comunicación con los vecinos. Además, brindan una aplicación para que los consorcistas reciban notificaciones de la administración y aclaren sus dudas desde el celular.
ConsorcioAbierto mejora la relación con los vecinos
¿Cómo ConsorcioAbierto mejora la relación con los vecinos sin exigir una inversión de tiempo sobrenatural de los administradores? En principio cuenta con la posibilidad de enviar comunicaciones masivas segmentadas por consorcio y con filtros personalizados para llegar al grupo que quieras. Por ejemplo, para avisar que se pasará a reparar un ascensor, se puede enviar el mensaje a todo el consorcio y compartirlo en la agenda. Mientras que, para un aviso para propietarios, basta segmentarlo con dos clics para enviar el mensaje.
Por otra parte, permite gestionar los reclamos mediante una conversación en la misma aplicación. Esta no sólo se ordena automáticamente por consorcio y vecino, sino que además guarda el historial tanto de los mensajes como de los archivos enviados y permite ver si la otra persona abrió o no abrió el mensaje.
Además, cuenta con funciones extras como reserva de amenities y votaciones online, las cuales fomentan la proactividad del vecino y la participación en la toma de decisiones.
Si te gustaría probar ConsorcioAbierto podés hacerlo sin costo durante 30 días. Podés solicitar tu prueba a través de este link y un ejecutivo de ventas se va a poner en contacto con vos para acompañarte durante tus primeros pasos ¡Te esperamos!
